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Cinco dicas para gerenciar melhor o tempo

A má gestão do tempo é um grande inimigo da inteligência emocional. Quem não administra bem as horas disponíveis para qualquer tipo de projeto que lhe vem à mente, tende a tomar decisões equivocadas, muitas vezes acelerando um processo ou então atrasando-o.

Para não cair nessa cilada, apresento aqui cinco dicas valiosas para melhor gerir o seu tempo.

A primeira recomendação é definir claramente a sua prioridade. Sim, no singular, nada de prioridades e sim prioridade.

Devemos ter 1 prioridade, que pode ser conquistada naquele dia mesmo ou então em um ano, cinco anos, dez anos, que seja, mas é preciso entender essa primeira e principal prioridade. O que pode ser algo simples, como ir atrás de um check-up completo de saúde, prioridade esta que, com um bom gerenciamento do tempo, poderá ser concluída em uma semana, por exemplo, envolvendo consultas, exames, resultados e até um retorno ao doutor.

Ainda sobre ter uma prioridade, será que não é a hora de visitar aquele cliente que há tempo não lhe vê, ou então interromper sua agenda atribulada para uma reunião de alinhamento com toda a equipe?

Entenda: a prioridade deve vir acima de todas as coisas, portanto não existe justificativa para não cumpri-la.

Prioridade é prioridade e ponto final.

A segunda dica é evitar a procrastinação, principalmente de tarefas que poderão se tornar urgentes depois. Nunca deixe aquilo se tornar um problema. Uma tarefa que hoje seria apenas uma tarefa pode se tornar, amanhã, um problemão, e isso por culpa da procrastinação.

Tenho notado que procrastinar é um dos grandes desafios atuais da sociedade, por isso eu costumo orientar as pessoas no seguinte sentido: nunca pense no “fardo” que executar aquela tarefa representará, pense apenas no resultado daquilo e na enorme satisfação que há em poder fazer um exercício mental de mais um dia de trabalho vencido e se orgulhar do seu desempenho, não deixando nada que fosse possível de ter sido feito para trás. Isso é excelência em gestão de tempo!

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Aprender a delegar aquilo que não diz respeito a você é a nossa terceira dica para gerir melhor seu tempo. Já vi gente dizendo que não consegue delegar porque só ela mesma seria capaz de conseguir realizar tal tarefa. Besteira! Mais do que isso: insegurança por parte de quem não consegue delegar e incapacidade, também, de treinar a equipe ou pelo menos algum encarregado para executar minimamente bem determinada tarefa. Lembre-se: ninguém é insubstituível.

Para esse entrave na sua gestão de tempo, recomendo urgentemente que você aprenda a delegar atividades as quais não dizem respeito às suas melhores entregas. Faça uma análise de quanto tempo você está debruçado em uma tarefa que, para você, não é das mais simples e que lhe toma um tempo precioso do seu dia.

Entenderá que, em um cálculo simples, será mais lucrativo treinar alguém para exercer aquela atividade ou então terceirizá-la.

Parece frase de efeito, mas não é: quem trabalha muito, não tem tempo para ganhar dinheiro. Sabe por quê? Porque, para ganhar dinheiro, mais do que trabalhar você precisa pensar, projetar e ter boas ideias, o que certamente lhe consumirá tempo, só que um tempo em que valerá a pena dedicar!

A quarta dica é muito importante e quase todo mundo se esquece de fazer: separe um tempo para emergências. Se eu já consigo entender a minha prioridade, consigo evitar procrastinar e entendo os benefícios da arte de se delegar, então certamente eu terei um tempo extra em meu dia a dia para não ser surpreendido com as emergências, pelo contrário.

Se algo de extraordinário acontecer, terei condições de resolver aquela pendência, isso graças à gestão do meu tempo. Para quem não consegue gerir seu tempo, o caos impera no cotidiano e dezenas de situações vão se transformar diariamente em emergências, o que gera estresse, descontrole e ineficiência. Zero inteligência emocional!

A quinta e última dica é bem simples: programe pausas para revigorar corpo e mente. Precisamos aproveitar o tempo, inclusive para programar pausas – ainda que sejam de 5 minutos – para revigorar, abrir a mente, para repensar. Assim, a gestão do tempo também proporcionará a você uma maior qualidade de vida, ainda que em meio a diversos desafios no campo profissional e até na vida pessoal.

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 “Para tudo há uma ocasião certa; há um tempo certo para cada propósito debaixo do céu.“

Eclesiastes, 3:1.

A diferença entre ser produtivo ou apressado está no resultado

Seja produtivo, mas não apressado. A distinção entre esses dois adjetivos pode ser determinante para que o resultado seja conquistado de uma maneira equilibrada e convincente. Já parou para pensar nisso?

Reconheço que os tempos contemporâneos têm pedido uma celeridade grande de entrega de resultados. Vivemos num tempo em que tudo parece ser para ontem. Mas, analise bem: o que era para ontem, na verdade, eu já negligenciei. Pois eu acredito que, sim, tudo tem o seu tempo e a hora certa de acontecer.

De nada adianta fazer muito e não fazer o que realmente importa, ou então ter que se deparar com retrabalhos cansativos e frustrantes em um momento posterior após uma tentativa de concluir rapidamente aquela etapa.

Sobre o transtorno envolvendo algo mal feito, é muito comum acontecer com quem depende do trabalho de uma equipe e, mesmo assim, não consegue ficar contente com a entrega do que foi combinado. Pior do que isso, é fazer uma autoanálise e acabar percebendo, muito honestamente, que algo só dependia de você e que, por conta da sua pressa, aquilo acabou ficando aquém do que se esperava.

Conhecendo-me bem, sempre tentei fugir das armadilhas que nos cercam e que podem acabar em improdutividade. Vou contar algo que aconteceu comigo e que serve como um bom exemplo sobre essas questões envolvendo produtividade.

Havia um tempo, na minha vida,em que eu mandava mensagens no meu celular, para mim mesmo, com a seguinte frase: “Marçal, você está ocupado ou produzindo?” Isso acelerava a minha mente e me fazia ficar em estado de alerta o tempo todo. Mas hoje eu penso: será mesmo que valeu a pena?

Tudo bem que, naquele momento, eu passei a ser mais produtivo, só que quando eu relembro de Eclesiastes, 3:1, que diz que para tudo há uma ocasião certa, eu chego à conclusão de não preciso acelerar o processo. O que eu preciso, na verdade,é respeitar o tempo do processo para que as coisas aconteçam da melhor maneira possível, para mim e também para as outras pessoas.

A cobrança exagerada que tendemos a nos fazer, principalmente no campo do trabalho, pode atrapalhar a nossa produtividade e a nossa entrega. A tendência de isso virar uma ansiedade é altíssima, e, como todos sabemos, ninguém consegue ser mais produtivo sofrendo algum problema de saúde, seja na ordem física ou mental.

Acomodar-se no ensinamento bíblico também não serve como opção. A questão não é sentar e esperar algo de bom acontecer na vida. E sim continuar trabalhando firme, buscando êxito na conquista de metas, mas sabendo que o nosso Deus saberá bem nos recompensar e nos guiar a ponto de, finalmente, alcançarmos uma paz interior ao aceitar as coisas como elas são e como elas devem acontecer.

Por fim, meus amigos, um conselho sincero: trabalhe, mas também descanse. A colheita sempre vem para quem planta e para quem cuida bem da terra.