Cronograma, agenda, disciplina, descanso e fuga da procrastinação são essenciais para manter o foco durante o cumprimento de tarefas cotidianas

5 Passos para alcançar uma boa gestão do tempo

O tempo parece voar, mas o mundo dos negócios pede agilidade, responsabilidade com prazos e foco em tarefas assertivas, as quais auxiliam e favorecem o processo produtivo. Independentemente da área profissional em que se atua, nunca foi tão correto dizer que, sim, “tempo é dinheiro”.Neste sentido, podemos afirmar tranquilamente que saber gerenciar o seu próprio tempo se caracteriza como habilidade valiosa no mundo dos negócios. As empresas buscam candidatos capazes de executar tarefas com organização, técnica e responsabilidade.

Obviamente, a gestão do tempo é algo possível de ser alcançado, não se trata de um dom e sim de um propósito que a pessoa cria para fazer acontecer diariamente. O melhor disso tudo é que aperfeiçoar esse relacionamento entre afazeres e o tique-taque do relógio auxilia não apenas o lado profissional, mas acaba sendo algo benéfico também para a vida particular da pessoa.

Administrar o tempo é uma habilidade que precisa ser exercida cotidianamente para trazer resultados positivos à rotina de qualquer indivíduo, seja no contexto profissional ou pessoal.Para começar a trilhar por esse caminho, selecionei cinco passos que, quando adotados, refletirão em uma rotina assertiva no cumprimento de tarefas cotidianas.

O primeiro passo consiste em montar um cronograma. Relacione todas as suas demandas, tarefas, atividades, pessoais ou profissionais que você costuma realizar diariamente e que consumam parte considerável do seu tempo. Descrever as suas atividades permitirá que você tenha maior visibilidade do que de fato está consumindo o seu tempo durante o dia. Com base nessa “lista”, você poderá definir prioridades de execução e determinar quanto tempo cada item levará para ser realizado, ou até mesmo cortar itens da sua lista que sejam dispensáveis e improdutivos.

O segundo passo é adotar a utilização de uma agenda. Ao relacionar todos as atividades em um cronograma, será possível realizar o planejamento e estabelecer o tempo ideal a ser gasto em cada tarefa. A agenda será seu “assistente” para lembrá-lo quais tarefas precisam ser realizadas naquele dia, quais reuniões estão agendadas, viagens etc. A agenda é importante, pois irá garantir que você saiba tudo que precisa ser executado diariamente.

Importantíssimo, o terceiro passo é fugir das armadilhas da procrastinação. Quando nos deparamos com alguma tarefa monótona, complexa ou desafiadora em determinados momentos, a tendência é procrastinar. A procrastinação nos leva a delongar ou adiar uma tarefa que precisa ser executada, seja ela importante ou não. Portanto, se uma tarefa precisa ser feita, execute-a dentro do prazo estabelecido, e saiba: quanto antes uma atividade “difícil” for concluída, mais rápido você poderá partir para atividades que despertem mais o seu engajamento.

O quarto passo é ter disciplina, essencial para o sucesso da gestão de tempo. E aqui se abrange o conceito para todas as áreas. Um exemplo clássico: perder-se no tempo com atividades paralelas, como navegar na internet e conferir suas redes sociais em horários em que você deveria estar focado na execução das atividades estabelecidas para aquele período de tempo. É preciso ter disciplina para fugir disso.Muitas vezes,paramos para responder uma simples mensagem do WhatsApp ou atender uma ligação, e quando nos damos conta já se passaram mais de 15 minutosem outras redes sociais.

Por fim, um quinto passo também necessário: descanse. Tão importante quanto se organizar, planejar, ter disciplina e não procrastinar é manter o seu corpo e mente saudáveis. Por isso, tente manter um sono regular, dormir no mesmo horário todos os dias e fazendo no mínimo oito horas de sono noturno. Manter-se sempre produtivo gasta energia e pode gerar uma grande carga de estresse. O sono é um dos melhores meios de reparação que o organismo possui. Então, para garantir que seu corpo acorde pronto para a rotina diária, invista em hábitos de sono saudáveis.

Seguir esses passos e sempre investir em pequenos hábitos adequados para uma rotina mais produtiva poderá fazer toda a diferença em sua carreira e também em sua vida particular. Experimente fazer isso e depois me conte quais resultados você conquistou.

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 “Para tudo há uma ocasião certa; há um tempo certo para cada propósito debaixo do céu.“

Eclesiastes, 3:1.

A diferença entre ser produtivo ou apressado está no resultado

Seja produtivo, mas não apressado. A distinção entre esses dois adjetivos pode ser determinante para que o resultado seja conquistado de uma maneira equilibrada e convincente. Já parou para pensar nisso?

Reconheço que os tempos contemporâneos têm pedido uma celeridade grande de entrega de resultados. Vivemos num tempo em que tudo parece ser para ontem. Mas, analise bem: o que era para ontem, na verdade, eu já negligenciei. Pois eu acredito que, sim, tudo tem o seu tempo e a hora certa de acontecer.

De nada adianta fazer muito e não fazer o que realmente importa, ou então ter que se deparar com retrabalhos cansativos e frustrantes em um momento posterior após uma tentativa de concluir rapidamente aquela etapa.

Sobre o transtorno envolvendo algo mal feito, é muito comum acontecer com quem depende do trabalho de uma equipe e, mesmo assim, não consegue ficar contente com a entrega do que foi combinado. Pior do que isso, é fazer uma autoanálise e acabar percebendo, muito honestamente, que algo só dependia de você e que, por conta da sua pressa, aquilo acabou ficando aquém do que se esperava.

Conhecendo-me bem, sempre tentei fugir das armadilhas que nos cercam e que podem acabar em improdutividade. Vou contar algo que aconteceu comigo e que serve como um bom exemplo sobre essas questões envolvendo produtividade.

Havia um tempo, na minha vida,em que eu mandava mensagens no meu celular, para mim mesmo, com a seguinte frase: “Marçal, você está ocupado ou produzindo?” Isso acelerava a minha mente e me fazia ficar em estado de alerta o tempo todo. Mas hoje eu penso: será mesmo que valeu a pena?

Tudo bem que, naquele momento, eu passei a ser mais produtivo, só que quando eu relembro de Eclesiastes, 3:1, que diz que para tudo há uma ocasião certa, eu chego à conclusão de não preciso acelerar o processo. O que eu preciso, na verdade,é respeitar o tempo do processo para que as coisas aconteçam da melhor maneira possível, para mim e também para as outras pessoas.

A cobrança exagerada que tendemos a nos fazer, principalmente no campo do trabalho, pode atrapalhar a nossa produtividade e a nossa entrega. A tendência de isso virar uma ansiedade é altíssima, e, como todos sabemos, ninguém consegue ser mais produtivo sofrendo algum problema de saúde, seja na ordem física ou mental.

Acomodar-se no ensinamento bíblico também não serve como opção. A questão não é sentar e esperar algo de bom acontecer na vida. E sim continuar trabalhando firme, buscando êxito na conquista de metas, mas sabendo que o nosso Deus saberá bem nos recompensar e nos guiar a ponto de, finalmente, alcançarmos uma paz interior ao aceitar as coisas como elas são e como elas devem acontecer.

Por fim, meus amigos, um conselho sincero: trabalhe, mas também descanse. A colheita sempre vem para quem planta e para quem cuida bem da terra.

Você precisa se livrar de emails bobos, telefonemas desnecessários, reuniões, etc. Desligue suas notificações e cheque email poucas vezes ao dia. Reuniões, por exemplo, são buracos negros onde o tempo e energia desaparecem e a maioria delas são completamente desnecessárias. Uma reunião só é apropriada quando uma decisão precisa ser tomada e muitas pessoas tem que participar. Se este for o caso, defina um tempo fixo e inicie a reunião lembrando a todos o motivo dela. Além disso, nunca entre em reuniões onde você não é necessário. E se a reunião for bem sucedida sem você, pule todas as próximas sobre o mesmo assunto. No escritório, o mesmo vale para conversinhas de corredor com os colegas. Foque no assunto necessário. Toda vez que alguém se aproximar de você, não pergunte “Como você está?” e sim “O que posso fazer por você?”. Também vale a pena avisar as pessoas antecipadamente que você está com pressa.