Como gerenciar tarefas

Muitas pessoas não conseguem organizar as tarefas do dia de acordo com prioridades e prazos. Precisamos ter discernimento para decidir o que é prioridade na nossa vida para investir nosso tempo, nosso esforço e a nossa energia somente no que vai nos levar além. Nada cai do céu, tudo se conquista, não é mesmo?! Isso vale para tudo, não só para bens materiais. Quer emagrecer? Precisa se organizar para incluir a atividade física no seu dia a dia. Quer se alimentar melhor? Vai ter que planejar o que vai comer e preparar receitas saudáveis. E para aprender novas habilidades no trabalho? Tem que se organizar para ter tempo de estudar e praticar.

Resumindo: a gestão de atividades diárias vai te levar aos resultados que você quer conquistar.

Certamente, você vai ler algumas coisas que citei aqui e dizer “eu já sei”. Compreendo, mas já as colocou em prática? E se já colocou, deu continuidade? O dia só tem 24h. Sim, isso mesmo que você leu. Os segundos são os mesmos, os minutos também, e não vão mudar. Você é que precisa mudar. Se você passa muito tempo acompanhando a vida alheia nas redes sociais, sinto muito, mas não vai sobrar tempo para as atividades que vão trazer mudanças para a sua vida.

“A prioridade está naquilo que você dá prioridade e não no que acredita ser prioridade.”

Outro hábito que faz de você uma pessoa ocupada, porém improdutiva, é não terminar o que começou. Se uma pessoa for interrompida 12 vezes, cada interrupção vai consumir uma média de 7 minutos e meio do tempo de produção dela. Ou seja, ao longo do dia, essa pessoa terá perdido 1h30 de trabalho ou 20% da produtividade diária. Ao final do mês serão 30h perdidos de trabalho. Se descontar o mês de férias então, você vai ter 41 dias no ano que poderiam ter sido produtivos. Percebe como não é uma questão de tempo, mas sim de gestão de tarefas diárias?

Vou te apresentar seis saídas extraordinárias para melhorar a realização de tarefas diárias:

Primeiro passo, faça o seu planejamento. Tem como planejar uma viagem no GPS e seguir outro caminho? Não. Então, o planejamento vai direcionar o seu objetivo. Planeje a agenda da semana e do dia com antecedência, de acordo com as suas prioridades.

Segundo, defina metas. Qual é a sua meta para a semana? É importante ter uma meta definida para o mês, a semana e, quando necessário, para o dia também. Assim você saberá o que precisa fazer para conquistar atingir a sua meta. Por exemplo: você tem uma prova no dia 30 do mês e quanto tempo tem disponível para estudar por dia ou ao longo da semana? Esse tempo é suficiente para estudar todo o conteúdo requisitado na prova? Outro exemplo: sua meta é gastar menos em restaurantes, então você decide separar R$ 400 do seu orçamento mensal para pagar o almoço. Assim, toda semana vai reservar R$ 100 na carteira e a cada dia vai escolher pratos que custam no máximo R$ 20.

Terceiro passo, estabeleça prazos. Tudo precisa ter começo, meio e fim, isso é prazo. Algumas pessoas começam uma tarefa, mas não terminam, e vivem sobrecarregadas. É como o navegador da internet com um monte de aba aberta, o que acontece com o computador? Fica lento até que uma hora simplesmente para de funcionar. O mesmo pode acontecer conosco quando fazendo muitas coisas ao mesmo tempo: passamos o dia inteiro ocupados sem produzir nada. Costumo dizer que gente que se ocupa não produz e gente que produz vive performando, ou seja, a pessoa faz o que tem que ser feito porque traz lucros, reduz custos, melhora o processo, etc.

Quarto, priorize tarefas. Quando priorizo uma tarefa no dia, comprometo-me a realizá-la. Se a prioridade é visitar o cliente, visite, se a prioridade é fazer uma reunião com sua equipe, faça, se a prioridade é negociar a dívida com o banco, negocie. Não dá para fazer tudo ao mesmo tempo, com qualidade e ainda querer entregar no prazo.

Quinto ponto, invista o tempo necessário na tarefa certa. Separe um horário para realizar a atividade definida como prioridade e dedique toda a sua energia e o seu foco. As outras tarefas serão entregues no tempo que restou, simples assim. Algumas pessoas procrastinam constantemente e só terminam as tarefas sob a pressão do prazo que se aproxima. Qual é a chance de entregar um trabalho com qualidade? Comprometa-se com você mesmo.

O sexto eu amo falar: diga não, sem receios. O não é libertador, enquanto o sim pode te tornar prisioneiro do outro. Se você deixa de fazer o que é prioridade no dia porque disse sim para alguém, quem vai lidar com as consequências? Você. Então, coloque-se em primeiro lugar, diga não para o outro e termine sua tarefa. É possível dizer não de forma educada: não por agora, não para esse momento, não porque agora preciso terminar um projeto, vamos conversar em outro momento. Dizer “não” não é vergonhoso, vergonhoso é não entregar as atividades que você foi contratado para entregar.

“Quem diz sim para tudo não tem agenda própria e vive em função do outro, portanto, comece a dizer não”

Vamos repetir o passo-a-passo da gestão de tarefas. Faça o seu planejamento, defina metas, estabeleça prazos, priorize tarefas, determine um período para se dedicar a sua prioridade e diga não sem medo do que vão pensar a seu respeito. Acredite: você vai ser mais respeitado, menos atarefado e muito mais produtivo na sua vida e no seu trabalho.

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